Transformación digital: Replantear desde la tecnología nuestros procesos manteniendo nuestra identidad

Digitalizacion de procesos

La digitalización pasa por la automatización de nuestros procesos y proporcionar a nuestros clientes, proveedores y empleados de una identidad digital.

Arrancamos este año 2021 con un objetivo claro, digitalizar nuestra economía. Para ello debemos darnos cuenta de que tenemos una oportunidad para mejorar la competitividad de nuestro tejido empresarial, lo cual se consigue con la automatización y la digitalización de nuestros procesos.

Pero ¿qué es la digitalización? La digitalización no consiste en que escaneemos los documentos, los almacenemos de forma digital o los intercambiemos con nuestros contactos de forma electrónica. La digitalización pasa primero por proporcionar a nuestros usuarios de una identidad digital que les permita identificarse o autorizar transacciones o documentos, con plena seguridad y valor legal. De esta forma cualquier proceso posterior en el que intervenga esa persona podrá ser 100% digital y lo más importante 100% seguro.

Debemos centrarnos en el producto que ofrecemos y replantear todos los procesos que nos llevan a producirlo

Una vez resuelto este punto, el siguiente paso sería digitalizar nuestros procesos, es decir, transformarlos y, atendiendo al significado de la palabra transformación, “acción o proceso mediante el cual algo se modifica, altera o cambia de forma manteniendo su identidad”, nuestro objetivo debe ser revisar todo lo que hacemos para que nuestro negocio funcione y cambiarlo con el fin de que sea más eficiente y eficaz, pero preservando nuestra identidad y, efectivamente, la identidad de cualquier empresa son sus empleados, productos, clientes y proveedores. En este sentido, debemos centrarnos en el producto que ofrecemos y replantear todos los procesos que nos llevan a producirlo.

Esto sólo lo podremos lograr con herramientas tecnológicas que permitan que nuestros usuarios y nuestros procesos sean digitales. Aquí encontraremos diferentes tecnologías, como bigdata, inteligencia artificial, blockChain, machine Learning, automatización de procesos (BPM), visión artificial y OCR, robotización (RPA), gestión documental, firma electrónica, cloud,… que vemos como las grandes empresas utilizan para mejorar sus resultados pero resultan en muchos casos inalcanzables para la mayoría de las PYMES españolas. Ahí cobra vital importancia apoyarse en empresas especialistas que le permitan acercarse a estas tecnologías de una forma sencilla y que le permitan aplicarlo a su negocio obteniendo un retorno de inversión (ROI).

Pongamos un ejemplo. Un despacho de abogados que recibe correos o llamadas de teléfono solicitando nuevos servicios y que el personal pasa el día enviando correos a clientes, haciendo seguimiento de todos los casos, redactando y enviando documentos (algunos de gran tamaño) a clientes, firmando contratos y ofertas y pedidos, enviando y recibiendo facturas, etc.

La transformación digital no consiste en digitalizar la burocracia sino en replantear nuestro modelo operativo desde un punto de vista digital.

Posiblemente este despacho tiene email, página web, ERP y utiliza un sistema de almacenamiento en cloud para intercambiar documentos, pero lo único que ha conseguido es utilizar una herramienta tecnológica para hacer lo mismo que hacía antes en papel de forma digital, es decir, ha digitalizado la burocracia. Desde nuestro punto de vista una verdadera transformación digital de este despacho pasaría por:

  • Contar con un mecanismo de vinculación e identidad digital de clientes (onboarding digital) que permita a partir de este momento mantener una comunicación digital con nuestros clientes con plenas garantías de su identidad y asegurando la confidencialidad.
  • Sistemas de procesamiento de emails o comunicaciones que recibe por redes sociales para capturar y extraer la información de forma automática, clasificarla e iniciar en su caso los procesos necesarios para atenderla.
  • Disponer de plataformas de automatización de procesos para mecanizar las respuestas a las solicitudes con el fin de minimizar el trabajo a realizar por los abogados del despacho, con sistemas de automatización de documentos, formularios electrónicos y robotización que permita realizar de forma automática las tareas que actualmente hacemos manualmente.
  • Contar con plataformas de intercambio de información y firma electrónica con nuestros clientes y disponer de servicios de comunicación certificada que permitan enviar comunicaciones con valor legal con mecanismos de trazabilidad de dicha comunicación, etc.

Con esto conseguiríamos dos grandes objetivos, el personal de mi despacho sólo realiza tareas de alto valor productivo, lo que les libera de tareas administrativas o que puede realizar una máquina y permite aumentar el número de clientes o servicios que puedo atender o mejorar el nivel de atención de mis clientes actuales, lo que redunda en mejor imagen de marca.

Todo esto además se puede conseguir con plataformas en modo suscripción (SaaS) que permiten ser abordadas por las empresas, ya que no requieren grandes inversiones y lo más importante, se paga por lo que se utiliza.

La digitalización ha llegado para quedarse y estamos ante un momento crucial para hacer nuestro tejido empresarial más productivo, tenemos que centrarnos en nuestros activos principales, empleados, clientes, productos y proveedores y replantear desde la tecnología nuestros procesos productivos.

No dudes en contactar con nosotros si necesitas un socio en este proceso de transformación. www.indenova.com