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Acciones en el marco de la consultoría
Para afrontar con éxito un proceso de modernización administrativa es necesario comenzar con la revisión minuciosa de los procedimientos de trabajo y rutinas organizativas, asentando unas bases sólidas sobre las que poder implantar nuevos sistemas y métodos de gestión, desde una posición de profundo conocimiento de la realidad administrativa que facilite transformar y redirigir las resistencias inherentes a este tipo de procesos.
La modernización administrativa no debe limitarse a la mera descripción de “lo que ya existe”, sino que pretende avanzar en la homogeneización y simplificación de los procedimientos, aplicando un sistema normalizado desde el propio diseño y descripción de procedimientos.
En este ámbito, se enfoca el proyecto desde dos puntos de vista. Por un lado se catalogarán las fichas de los procesos municipales externos que serán publicados en la Sede Electrónica y, por otro lado, se realizará la reingeniería para la puesta en marcha en la plataforma de Gestión de Expedientes de los procedimientos administrativos internos.
Catálogo de procedimientos
Esta fase de consultoría comenzará con la realización de un inventariado de los procedimientos seleccionados donde se identificarán los distintos trámites, clasificados por familias y subfamilias, e indicando en cada uno de ellos de forma resumida la información básica acerca de su tramitación, los documentos integrantes y normativa que los regula.
Además, para cada uno de los procedimientos incluidos en el catálogo cuya iniciación sea a instancia de parte, se asociará un formulario normalizado de solicitud.
Este catálogo permitirá crear un primer nivel de normalización general de los trámites con un doble objetivo:
1. Servir de referencia para identificar los procedimientos que sean susceptibles de ser informatizados y su nivel de prioridad atendiendo a distintos criterios
2. Crear un catalogo de información que posteriormente pueda ser implementado para ofrecer información al ciudadano a través de la Sede Electrónica del Ayuntamiento, dando de esta forma perfecto cumplimiento a los niveles de servicio electrónico propuestos en el Plan de Acción Europeo.
Toda la información introducida, tanto los formularios como la estructura de datos, se almacena en una base de datos del conocimiento, que puede reutilizarse en otros trámites. Dicha base de datos será accesible desde la intranet, por parte de los funcionarios y desde la Sede Electrónica, por parte de los ciudadanos.
Desde la ficha correspondiente a un trámite concreto, éste puede iniciarse siempre y cuando tenga la forma de presentación online. En cualquier caso, para todos los trámites disponibles en la Sede Electrónica eSigna® se podrá consultar la información disponible para el ciudadano y descargarla en formato PDF o imprimirla para su entrega en la Oficina de Atención presencial.
Estas fichas conformarán la base de la plataforma de tele-Administración del Ayuntamiento, permitiendo ofrecer a los ciudadanos una plataforma multicanal (presencial, telefónica, e-mail y online) a través de los servicios de tele-tramitación, los cuales podrán estar conectados con el Gestor de Expedientes, el Registro Electrónico o cualquier aplicación de backoffice del Ayuntamiento mediante la Impresora eSigna®
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