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Sistema de Digitalización Certificada de Documentos
eSigna® Digital Scan es una solución llave en mano que cuenta con todos los elementos necesarios para la digitalización certificada de documentos, sin necesidad de instalación y configuración por parte del usuario, como:
- Elementos tecnológicos para la digitalización, firma y sellado de los documentos, extracción de metadatos y almacenamiento de los documentos digitalizados.
- Plataforma web accesible mediante certificado digital para la gestión sin demora de los documentos digitalizados.
- Base de datos para el almacenamiento de la información alfanumérica asociada a los documentos.
- Gestor documental integrado.
- Interfaz de comunicación que permitirá enviar la documentación digitalizada al repositorio centralizado vía Webservice.
La solución de digitalización certificada propuesta, basada en el software eSigna Digital Scan de Indenova, permitirá compulsar de forma automática la documentación presentada en papel, asegurando la integridad y fidelidad de la documentación electrónica obtenida.
Esta solución estará compuesta por el software y el equipamiento hardware necesario, según la opción que se desee, para ofrecer un servicio integral de digitalización que garantice la validez jurídica y a lo largo del tiempo de la documentación administrativa, permitiendo cumplir con plenas garantías el objeto del proyecto y optar a las dos opciones de homologación especificadas.
Entre las principales ventajas de la utilización de este sistema integral de digitalización certificada se encuentran el ahorro de tiempo y de costes en la gestión de la documentación administrativa, el incremento de la eficiencia de la gestión por la facilidad y rapidez en la recuperación de la información, la minimización del tiempo de respuesta del personal, el aumento de la calidad de servicio ofrecido, etc.
Cabe destacar que, eSigna® DigitalScan está homologado por la Agencia Tributaria, por el Gobierno de Navarra y por el Gobierno del País Vasco y, además, permite ser utilizado para la digitalización certificada de documentos en Organismos Públicos tal y como recoge la Ley 11/2007.
La aplicación de gestión web que incorpora eSigna® Digital Scan permite el acceso a los documentos digitalizados mediante el concepto “anytime – anywhere”. Además, el acceso puede hacerse o bien mediante usuario/contraseña, o bien mediante certificado digital. No hace falta instalar nada en el ordenador del usuario, pues se accede mediante el explorador de Internet (Internet Explorer o Mozilla Firefox).
Mediante una interfaz de usuario basada en tecnología de última generación de Google (GWT), el usuario podrá gestionar y administrar los documentos digitalizados, pudiendo, catalogarlos, exportarlos, visualizar sus metadatos, comprobar las firmas electrónicas, etc.
Características del Proyecto de Compulsa
Las capacidades de eSigna® Digital Scan Docu permiten realizar una digitalización por lotes de documentos. De esta forma, se podrá escanear un conjunto de documentos en un único escaneo y el sistema, de forma transparente para el operador, separará cada documento en un archivo digital independiente.
Mediante la plataforma de gestión de “eSigna Digital Scan Docu”, se podrán establecer aquellos metadatos que ayuden a la catalogación, identificación y búsqueda de la documentación digitalizada, como:
· Titulo
· Asunto
· Autor
· Administrador
· Organización
· Propósito
· Cliente
· Departamento
· Proyecto
· Referencia
· Categoría
· Expediente
· Asunto del documento
· Palabras clave
· Comentarios
· Participantes
· Estado
· Fecha de finalización
· Fecha de registro
· Registrado por
· Idioma
· Metadatos OCR
Automáticamente el sistema extraerá del documento vía OCR, todas las palabras del documento. Adicionalmente el sistema dispone de una interfaz web para la catalogación de los metadatos del documento.
Una vez el documento se encuentra catalogado y aceptado, podrá ser enviado directamente al repositorio central, utilizando canales de comunicación segura a través de Servicios Web, los cuales deben estar habilitados.
- Demostración del sistema
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