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Plataforma para la Gestión de Procesos de Negocio (BPMN)
Sistema que permite, definir y automatizar los procedimientos de negocio de cualquier organización, incorporando los documentos y huellas generadas al sistema de Gestión Documental, siguiendo los estándares del WFMC. La información o documentación generada es transmitida de una persona a otra, para que realice cierta acción, de acuerdo con una serie de reglas bien definidas.
La tecnología incorpora de forma totalmente integrada la firma electrónica y la encriptación en cualquier estado del proceso, permitiendo la generación, tramitación y conservación de archivos electrónicos, que evite la necesidad de impresión para su firma antes de continuar con el siguiente estado. El sistema permitirá la firma desatendida en servidor, generación de códigos de barras PDF417 (modelo AEAT) conteniendo las firmas electrónicas, firma en cliente mediante el navegador Web, Multi-firma, definición de circuitos de firma, cifrado de información con certificados digitales de grupo o personales, sellado de tiempo, autentificación con certificados digitales, consultas de revocación por los métodos OCSP, CRL, CGI y Webservice,…
Para los procesos reglados, en base a un modelo procedimental y documental, el motor se encargará de controlar la relación entre las tareas de un proceso, los formularios que se presentan, los avisos y notificaciones generados, de forma automática. Adicionalmente el motor dispondrá de ciertas accionesabiertas mediante las cuales el personal con competencia podrá ordenar a quién debe enviarse la información o documentación para su visualización, revisión o firma electrónica.
El sistema dispondrá de un módulo de seguimiento de las tareas asignadas a un usuario a modo de buzones o listados de documentos y tareas pendientes. Cada usuario dispondrá de un listado con todos los procesos y documentos que se encuentran bajo su responsabilidad, pendientes de ejecutar cierta acción, como por ejemplo la firma electrónica, ordenados por prioridad y plazo de vencimiento. Además se dispondrá de un código semafórico que permitirá identificar visualmente (ROJO, VERDE y AMARILLO) los procedimientos según el plazo de vencimiento. Desde aquí el usuario puede visualizar todas las tareas que tiene que realizar, accediendo de forma directa a toda la información que necesite para ejecutar cada una de ellas.
El sistema dispondrá de un módulo de delegación de tareas que permitirá al usuario responsable, delegar ciertas tareas en otro persona de forma manual. Por otro lado, cada uno de los perfiles existentes en el sistema deberá disponer de la figura de perfil delegado, al cual van a parar sus tareas en caso de que el usuario ponga en marcha el sistema de delegación (por ejemplo cuando está de vacaciones, enfermo,…).
Existirá la figura de administrador general que permitirá la gestión y configuración general, en cuanto a servicios, usuarios, roles, permisos,… organizando a los diferentes usuarios por departamentos o unidades, dentro de los cuales encontramos los responsables o administradores de departamento y los usuarios pertenecientes al mismo. Posteriormente existirán las figuras de control gerencial, que tendrán acceso a información especial (informes, estadísticas,…) y el gestor del expediente, que podrá realizar acciones especiales sobre el expediente. Cabe destacar que la plataforma permite crear todos los roles que se consideren oportunos.
El sistema dispondrá de un completo indexador del contenido de los expedientes y sus documentos, que permitirá realizar búsquedas independientemente de la ubicación del documento, por su contenido (búsqueda tipo Google), además de por los atributos y metadatos (nombre, fecha, tamaño,…), permitiendo agrupar los expedientes por cada uno de los campos definidos en los listados, como área, unidad, procedimiento, trámite,…
En el estado que se determine se podrán configurar avisos en forma de correo electrónico, SMS, registros en el buzón electrónico de entrada,...
Cada uno de los estados que componen el proceso podrá alimentarse con formularios electrónicos o plantillas predefinidas de documentos. De esta forma la documentación de cada uno de los trámites podrá normalizarse en base a unos modelos predefinidos.
Además a lo largo del procedimiento podrán adjuntarse todo tipo de documentos, que serán accesibles desde la pantalla principal del expediente por los usuarios con permisos. En cualquier momento podrá firmarse electrónicamente cualquier documento adjuntado. El sistema, por otro lado, permite introducir documentos externos, firmados electrónicamente por terceros, verificando las firmas electrónicas adjuntas (por ejemplo informes técnicos visados por el colegio de arquitectos,…).
Los expedientes serán archivados electrónicamente en los servidores, almacenando las firmas electrónicas y huellas digitales correspondientes, para que tengan plena validez jurídica. Adicionalmente, se almacenarán cifradas con los certificados digitales de los autorizados, dotando al sistema de una total confidencialidad.
Los procedimientos gestionados estarán construidos siguiendo los estándares XML, XPDL para la definición de expedientes (workflows) según plataformas de estandarización internaciones (WFMC, OASIS, W3C, ETSI, etc.), que permite la importación-exportación de diagramas de procedimientos en notación estándar XML.
La información o documentación generada se transmitirá de una persona a otra, para que realice cierta acción, de acuerdo con una serie de reglas bien definidas.
Además de las acciones a realizar para una determinada tarea, el Gestor de expedientes eSigna® ofrece la funcionalidad de realizar acciones adicionales sobre los documentos para dotar al sistema de una máxima flexibilidad:
¨ Visualización, edición y firma de documentos.
¨ Envío de documentos y avisos
¨ Añadir una nueva versión del documento, reemplazándolo por otro.
¨ Imprimir.
¨ Enviar una copia al interesado, a tesorería, a la entidad bancaria, etc.
¨ Añadir notas.
¨ Registrar de Entrada/Salida,...
Buzón de Tareas Pendientes
El sistema dispondrá de un módulo de seguimiento de las tareas asignadas a un usuario a modo de buzones o listados de documentos y tareas pendientes.
Cada usuario tendrá disponible un listado con todos los procesos y documentos que se encuentran bajo su responsabilidad, pendientes de ejecutar cierta acción, como por ejemplo la firma electrónica, ordenados por prioridad y plazo de vencimiento. Además se dispondrá de un código semafórico que permitirá identificar visualmente (rojo, verde y amarillo) los procedimientos según el plazo de vencimiento.
Desde aquí el usuario podrá visualizar todas las tareas que tiene que realizar y acceder de forma directa a toda la información que necesite para ejecutar cada una de ellas.
Este listado estará incluido en el servicio de “Tareas” y será visible en la página inicial del usuario cuando acceda a la plataforma, donde se le indicarán, además, los parámetros de calidad asociados al workflow como la fecha límite, retrasos en la tramitación, etc.
Las tareas serán notificadas al usuario por correo electrónico de forma inmediata, una vez le hayan sido asignadas por el sistema. En cada estado de un proceso se puede configurar un sistema de avisos o recordatorios periódicos, tanto al responsable de la tarea como a las personas encargadas de controlar la correcta ejecución de todo el proceso. Dicho sistema de avisos permite enviar notificaciones por correo electrónico.
eSigna Designer
eSigna® Designer es una aplicación que permite trasladar cualquier procedimiento administrativo a un diagrama, tras la identificación de las tareas que componen su flujo de trabajo, los documentos y formularios asociados a dichas tareas y los usuarios que intervendrán en el proceso.
Una vez diagramado un procedimiento, se procesa para que pueda enviarse a la Plataforma eSigna® para su ejecución en el Gestor de expedientes.
Diagramación visual de procedimientos
El sistema que se implantará permitirá diseñar los circuitos mediante una intuitiva herramienta que podrá ser utilizada por el personal, sin necesidad de disponer de conocimientos de programación.
La herramienta permitirá realizar las siguientes tareas:
¨ Definición de estados y actores.
¨ Asignación de documentación y eventos a cada uno de los estados.
¨ Definición de transiciones, que pueden ser manuales o automáticas.
Para diagramar los circuitos administrativos se utiliza al estándar BPMN (Business Process Modeling Notation). Los procedimientos gestionados estarán construidos siguiendo los estándares XML, XPDL para la definición de expedientes (workflows) según plataformas de estandarización internaciones (WFMC, OASIS, W3C, ETSI, etc.), que permite la importación-exportación de diagramas de procedimientos en notación estándar XML.
Las principales ventajas de la utilización de éste estándar son:
¨ Sencillez: facilita y unifica las representaciones gráficas de objetos y conexiones en los diagramas.
¨ Independencia: no se depende de Indenova para diseñar nuevos procedimientos en el futuro.
¨ Facilita la comprensión del proceso.
¨ Supone una herramienta fundamental para obtener mejoras mediante el rediseño del proceso o el diseño de uno alternativo.
¨ Identifica problemas, oportunidades de mejora y puntos de ruptura del proceso.
La herramienta eSigna Designer, consiste en una plataforma inteligente de modelado de procesos administrativos y de trabajo, disponiendo de esta forma de tipos de tareas ya tipificadas y creadas en el sistema como por ejemplo:
¨ Revisión de la documentación entregada por el interesado.
¨ Generación, redacción y firma electrónica de documentos.
¨ Envío del expediente para su resolución en Órgano competente (p.e. Juntas de Gobierno Local, Plenos, Juntas Directivas, Comités,…)
¨ Generación de actas automáticas de órganos.
¨ Gestión de Subprocesos,...
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