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Portal de recepción de facturas electrónicas
Portal Web para la recepción de facturas firmadas electrónicamente de los proveedores, a través de la cual los proveedores podrán enviar de manera inmediata las facturas de forma electrónica sin que éstos deban disponer de ninguna tecnología.
Este sistema dispondrá la posibilidad de emitir facturas unitarias o por carga masiva.
Para los pequeños proveedores, se dispondrá de un formulario Web que permita el envío de facturas de una manera sencilla e inmediata. Para ello los usuarios, deberán disponer de un certificado digital para poder firmar las facturas una vez rellenado el formulario Web.
Además del sistema de facturación electrónica a través del formulario Web se dispondrá de unos módulos que permitirán la carga masiva de facturas a través de la Web de recepción de facturas.
El único requerimiento para que los proveedores puedan utilizar este servicio es disponer de un certificado digital reconocido por la AEAT, se recomiendo los certificados de Camerfirma, que son los únicos válidos para emitir facturas electrónicas.
Las ventajas de este servicio son:
§ Para el proveedor:
- La factura llega al cliente de forma inmediata.
- El proceso de pago se inicia antes y se cobra antes.
- Se eliminan las incidencias asociadas con el envío por correo ordinario.
- Reducción de costes del envío (sello, impresión, ensobrado), eliminación del espacio físico de almacenamiento y búsqueda fácil y rápida.
- No requiere ninguna inversión.
§ Para el cliente:
- Recepción de la factura en formato electrónico.
- Eliminación de la necesidad de almacenamiento físico.
- La factura se puede integrar de forma directa en un proceso electrónico de conformación.
- Búsqueda fácil y rápida para cualquier incidencia o inspección tributaria.
Proceso de conformación de facturas
Este servicio permitirá implantar un proceso electrónico para la aceptación de facturas, sin necesidad de imprimir y distribuir las facturas en papel por los diferentes actores que deben validar las mismas.
Para implantar el servicio se diseñará un workflow adaptado a la estructura del cliente. Este workflow será accesible por los usuarios a través del portal, donde estarán ubicados todos los servicios relacionados con facturación. En un futuro, sobre este portal se podrán ir incluyendo nuevos servicios y procesos de Workflow, según las necesidades de la organización, con el objetivo de ser utilizado como una Intranet / Extranet corporativa.
El esquema básico del proceso sería:
- Se inicia con la recepción de la factura, pudiendo incorporarse al workflow automáticamente las facturas electrónicas enviadas por los proveedores a través del servicio de recepción de facturas o por sus propios medios, en su caso.
- En un primer estado se introducen aquellos datos que se consideren necesarios para iniciar el proceso de distribución.
- Desde aquí las facturas se enviarán a los distintos usuarios que deben validar la factura, según quede definido el workflow:
- De forma automática, en los casos que se pueda determinar por reglas predefinidas (por ejemplo según el proveedor o el importe).
- Manualmente, de un usuario a otro, en aquellos estados que no se pueda determinar automáticamente el siguiente destinatario.
- Finalizada la aceptación de la factura pasará al departamento de administración para proceder al pago de la misma.
Las características generales del proceso son:
- Cada usuario dispondrá de un listado con aquellas facturas en las que él debe realizar una acción en ese estado.
- En cada estado se enviarán automáticamente avisos por correo electrónico a los usuarios si ha trascurrido cierto tiempo (configurable) desde que una factura está bajo su poder, sin haber realizado ninguna acción.
- En caso de detectar alguna disconformidad será posible enviar un correo electrónico al proveedor, quedando registrada en el sistema todas las incidencias asociadas a cada factura para su seguimiento y posterior auditoria.
- El proveedor dispondrá, desde una página Web, de un sistema de tickets para recibir y realizar el seguimiento de las incidencias de sus facturas.
- El sistema dispone de un buscador selectivo de facturas para localizar un archivo de forma rápida.
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