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eSigna Batch Server

Aplicación automatizada que realizará la firma electrónica de forma automática y el envío masivo de facturas electrónicas a los diferentes clientes, de acuerdo con su configuración predeterminada.

El sistema será alimentado con los datos existentes en el backoffice de la organización asegurando una plena integración con el ERP de la compañía. Mediante la configuración de carpetas de intercambio, comunicación FTP o Servicios Web, el sistema recogerá los archivos a procesar, realizando posteriormente los procesos de validación, transformación a formato establecido (Facturae, UBL,...), firma electrónica y envío al cliente.

Las facturas electrónicas generadas serán almacenadas en el servidor central en la carpeta del servicio de facturación.

El receptor podrá verificar la firma y visualizar la factura mediante la aplicación gratuita eSigna Viewer, sin necesidad de que adquiera ningún software a terceros. Luego podrá imprimirla, si quiere, y extraer sus datos para la integración con sus sistemas. Para su custodia podrá archivarla electrónicamente o imprimirla con los códigos de barras PDF 417 para su archivo físico.

Permite trabajar con las facturas exportadas desde sus sistemas actuales, adaptándose a los diferentes formatos de exportación posibles, PDF, XML, TXT, EXCEL,…

También permite generar las facturas electrónicas (el archivo de factura firmado con un certificado digital) con diferentes formatos, permitiendo adaptarse a las diferentes tipologías de sus clientes, desde grandes organizaciones hasta autónomos y micropymes.

XML + XSL (plantilla de visualización) + firma electrónica.
HTML, para publicación en Web.
PDF firmado.
Archivo con marcas PDF417 para su impresión.

Las principales características son:

Firma electrónica de documentos. Es posible generar archivos firmados en varios formatos, permitiendo seleccionar el formato deseado para cada uno de los clientes (Facturae, UBL, PDF Firmado,...).
Envío automático de la documentación firmada.
Herramienta de control de los documentos procesados, firmados y enviados.
Totalmente configurable. Carpetas de entrada y salida, certificado de firma, lista de destinatarios para envío automático, envío periódico, manual, …
Facilidades para los destinatarios, que pueden visualizar los documentos recibidos, con el visor de archivos firmados Esigna® Viewer, de distribución gratuita.
Se puede extraer el contenido del archivo firmado para su integración en el ERP del destinatario.
Puesta en marcha rápida, mediante un auto-instalable y un sencillo panel de configuración.
Multiplataforma.

Portal Web para clientes

Portal Web para el almacenamiento de las facturas electrónicas emitidas con todas las garantías legales. Dcho portal permitirá que los usuarios con permisos de la compañía puedan acceder a visualizar las facturas electrónicas emitidas a sus clientes, pero al mismo tiempo, posibilitará que los clientes puedan acceder a su buzón privado de facturas electrónicas recibidas, pudiendo a su vez ofrecer el servicio de custodia de las facturas a los clientes.

Este sistema tiene dos ventajas muy importantes, por un lado la organización pone en marcha un servicio de facturación electrónica que no le crea ningún problema a sus clientes, dándoles todas las facilidades de uso, de acceso y de custodia pero al mismo tiempo el sistema permite que la organización conozca fehacientemente el estado en el que se encuentra la factura y si el cliente la ha recibido o no, debido al sistema de notificaciones telemáticas del que dispone.

Las características básicas del sistema son:

Sistema de custodia de facturas electrónicas, tanto para la Autoridad Portuaria como para los clientes, totalmente configurable en cuanto a tamaño, tiempo, número de ficheros,…, almacenados.
Sistema de notificaciones telemáticas para el acuse de recepción de facturas
Estados de factura.
Entorno totalmente personalizable.
Acceso al sistema con certificados digitales (plena seguridad)
Cifrado electrónico de los documentos generados
Sistemas de impresión de las facturas electrónicas en formato PDF417 (soporte en papel de una factura electrónica admitido por la AEAT)
El sistema además dispone de unos módulos avanzados totalmente configurables:
1. Sistema de incidencias.
2. Workflow (Proceso) de factura.
3. Módulos a medida.

En cuanto al funcionamiento del sistema para el envío a clientes:

A los clientes se les envía un correo electrónico con un enlace directo a una página Web, desde donde pueden visualizar, descargar y verificar la firma electrónica de la factura.
De forma opcional, una vez accede al sistema el cliente debe firmar un acuse de recibo electrónico, asegurando de esta manera que ésta ha sido recibida (Notificación Telemática). Transcurridos x días desde el envío de una factura electrónica y no habiéndose generado los acuses de recibo se enviarán avisos al responsable de facturación de la organización.
El receptor podrá verificar la firma y visualizar la factura mediante la aplicación gratuita eSigna Viewer, que se puede descargar desde la Web, sin necesidad de que adquiera ningún software de terceros. Luego podrá imprimirla, si quiere, y extraer sus datos para la integración con sus sistemas.
Desde esta misma aplicación podrá imprimir los códigos PDF-417. Esta opción sólo es necesaria en el caso de que el cliente no desee almacenar el archivo recibido.