Empresa
eSigna Digital Scan
eSigna® DigitalScan está homologado para la digitalización y destrucción de facturas en papel por la AEAT, con identificador 953C9CE7D97DEC8A, por el Gobierno de Navarra, con referencia identificativa 22820072009372098 y en proceso de homologación en el Gobierno del País Vasco.
Es una solución llave en mano que cuenta con todos los elementos necesarios para la digitalización certificada de facturas, sin necesidad de instalación y configuración por parte del usuario, como:
- Elementos tecnológicos para el reconocimiento óptico de caracteres, firma y sellado de la factura.
- Plataforma web accesible mediante certificado digital para la gestión sin demora de las facturas digitalizadas.
- Base de datos para el almacenamiento de la información alfanumérica asociada a la factura.
- Gestor documental.
Así mismo, eSigna® DigitalScan está concebido de forma modular, de forma que es posible su integración en:
- Servidores de alto rendimiento.
- Sistemas de gestión documental de terceros.
- Etc.
Características de la solución
En la solución de digitalización certificada de Indenova se incluye el software multipuesto, el acceso a la aplicación de catalogación, el certificado y el sellado de tiempo, además del gestor documental, la base de datos y demás componentes necesarios.
La aplicación de gestión web que incorpora eSigna® DigitalScan permite el acceso a las facturas digitalizadas mediante el concepto “anytime – anywhere”. Además, el acceso puede hacerse o bien mediante usuario/contraseña, o bien mediante certificado digital. No hace falta instalar nada en el ordenador del usuario, pues se accede mediante el explorador de Internet (Internet Explorer o Mozilla Firefox).
Mediante una interfaz de usuario basada en tecnología de última generación de Google (GWT), el usuario podrá gestionar y administrar las facturas digitalizadas, pudiendo catalogarlas, exportarlas, visualizar sus metadatos, comprobar las firmas electrónicas, etc.
Permite realizar digitalización masiva multipuesto. La arquitectura de la aplicación, junto con la tecnología instalada en el controlador, permite la digitalización masiva de facturas desde múltiples MFP, pudiendo tener a un bajo coste una solución empresarial centralizada independiente de la organización.
Y todo ello, por supuesto, con el cumplimiento exhaustivo de la legislación, que dicta lo siguiente: “Para que la imagen se considere fiel e íntegra ha de ser obtenido en un proceso informático automático en el que sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador se realicen, en el orden indicado”.
- Digitalización.
- Introducción de metadatos extendidos XMP.
- Firma del fichero. Es importante considerar que algunos programas de digitalización certificada permiten al usuario seleccionar las hojas que componen una factura tras la digitalización (Paso 1) y la firma (Paso 4), por lo que no se puede asegurar que el fichero firmado sea la imagen fiel del fichero digitalizado. Con eSigna® DigitalScan se cumple el requisito de no modificación a posteriori de la imagen digitalizada.
- Catalogación de facturas personalizada. El software permite catalogar las facturas fácilmente incluyendo aquellos campos personalizados que el usuario necesite, posibilitando una integración posterior con su ERP, así como una localización y consulta de las facturas de una forma más fácil y sencilla.
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) de alta calidad en todo el documento, lo que permite al usuario catalogar de forma sencilla las facturas, teniendo en una misma pantalla web la imagen digitalizada de la misma, el texto reconocido por el motor OCR y la indexación de metadatos por la introducción tanto de los exigidos por la AEAT, como de aquellos definidos por el usuario.
- Firma Digital y almacenamiento de facturas en formato XADES-XL, siguiendo el estándar internacional ETSI TS 101 903 XAdES. Este formato permite la verificación de la factura aún cuando el certificado haya sido revocado o se encuentre caducado. Además, este formato basado en XML, permite una mejor integración con sistemas BackEnd del cliente, no siendo necesario un visor o interprete propietario, como Adobe PDF.
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